Khi đi ra nước ngoài để học tập, xin việc, lập gia đình ..v.v. ta phải xuất trình các giấy tờ ở các cơ quan của nước ngoài. Để các giấy tờ do một nước cấp được một nước khác công nhận là giấy tờ thật, thì ngoài việc dịch thuật, nó phải có chứng nhận bằng dấu apostil hay được gọi là hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc phải có dấu apostil hay hợp pháp hóa lãnh sự là tùy thuộc vào nước mà giấy tờ của một quốc gia khác mang ra sử dụng. Năm 1961, một số quốc gia đã ký một Công ước ở Den Haag tại Hà Lan (thành phố này tiếng Việt quen gọi theo tiếng Pháp là La Hay) để thống nhất bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các giấy tờ của mỗi bên mà chỉ cần làm một thủ tục đơn giản hơn là đóng dấu apostil.
Với các giấy tờ chính quyền trong Liên minh Châu Âu thì từ ngày 16/02/2019, một số loại giấy như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn…cũng không cần phải có cả dấu apostil nữa.
Vì Việt Nam và Ba Lan không phải là các bên ký Công ước La Hay, nên để giấy tờ nước này sử dụng được ở nước kia thì ngoài việc dịch ta phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục này phức tạp hơn apostil và nó gồm hai bước. Ví dụ với giấy tờ do Việt Nam cấp thì:
– Đầu tiên, ta phải đến cơ quan ngoại giao của Việt Nam. Tại đó, giấy tờ này sẽ được một nhân viên (ví dụ tên là Nguyễn Văn A) xác nhận giấy tờ đó là giấy tờ thật có chữ ký và dấu, ví dụ do ông Lê Văn B, chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh C ký và đóng dấu.
– Sau khi có dấu này, ta lại phải mang giấy tờ đó đến Đại sứ quán (hay Lãnh sự quán) Ba Lan ở Việt Nam. Tại đó một nhân viên lãnh sự người Ba Lan, ví dụ ông X sẽ xác nhận chữ ký và dấu của ông Nguyễn Văn A là đúng.
Nếu giấy tờ này chưa dịch ra tiếng Ba Lan thì tại Ba Lan phải qua phiên dịch công chứng rồi mới đem nộp được cho các công sở Ba Lan.
Ngược lại, giấy tờ do phía Ba Lan cấp muốn dùng ở Việt Nam thì mọi thứ tương tự. Đầu tiên đến Bộ Ngoại giao Ba Lan, sau qua Đại sứ quán Việt Nam ở Ba Lan, trên giấy phải có 2 dấu hợp pháp hóa của cả hai bên. Việc dịch có thể làm trước hay sau khi hợp pháp hóa lãnh sự. Ví dụ nếu giấy (như khai sinh…) do Ba Lan cấp, có thể qua các phiên dịch công chứng tiếng Việt có trong danh sách do Bộ Tư pháp công bố. Khi đó trên dấu hợp pháp hóa, nhân viên lãnh sự Ba Lan sẽ khẳng định chữ ký và dấu của người phiên dịch công chứng nói trên. Sau đó tại ĐSQ Việt Nam ở Ba Lan, lãnh sự sẽ khẳng định dấu và chữ ký của cán bộ lãnh sự Ba Lan. Giấy tờ có đủ hai dấu trên có thể đem nộp cho các cơ quan chính quyền ở Việt Nam.
Tại Ba Lan, việc cấp dấu apostil hay hợp pháp hóa lãnh sự của phía Ba Lan làm tại địa chỉ: 00-512 Warszawa, ul. Krucza 38/42, tel. +48 22 250 01 16; e-mail: legalizacja@msz.gov.pl. Phải đăng ký trước, trả tiền qua mạng hay nộp qua ngân hàng và được hẹn ngày đến lấy trên trang mạng sau (khi đến phải có chứng nhận đã nộp tiền, ở đó không có chỗ thu tiền):
https://legalizacja.msz.gov.pl/Informacyjne/Placowka.aspx?IDPlacowki=216&fbclid=IwAR35qKAfL55QblA45MnvgzaB88x0ya29BgaBnWjRKOHOGsBhqluonLPcjlE
Lệ phí apostil của phía Ba Lan hiện là 60 zloty cho mỗi văn bản; lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự của phía Ba Lan là 26 zloty.
————————
Nguyễn Hữu Viêm
